YOKUSIMASU導入事例1
T動物特定疾病専門センター
課題
Tセンターでは、動物の特定疾病に特化した診断を行っていましたが、患者情報やカルテ管理には主にExcelやWordを利用し、紙ベースの運用が中心でした。検査画像の管理も手作業で行っており、特に以下の点で課題がありました。
- 検査画像や診断データの管理が複雑化しており、毎回の診断ごとにファイルの確認・整理に時間がかかる。
- 紙ベースの情報管理が多く、情報の更新や共有にタイムロスが発生し、誤記入や記録漏れが頻発していた。
- 診断後のレポーティングや会計処理に時間がかかり、スタッフや顧客に負担をかけていた。
- 特化した検査診断施設であり、汎用の電子カルテでは機能面でフィットしなかった。
YOKUSIMASUでの解決策
■顧客の診断予約から診断、カルテ作成、レポート作成、会計までの一元管理
すべてのデータがクラウド上でリアルタイムに更新・共有され、
全スタッフが同時に情報を参照できる環境を実現しました。
■診断画像の電子化と自動保存機能
検査画像をシステムに自動アップロードし、患者情報に即時紐付け。
過去の診断履歴や画像もすぐに参照でき、診断プロセスがスムーズに。
■診断レポートの自動作成とテンプレート化
カルテ作成を自動化することで、診断結果のレポート作成がスピーディになり、
医師の負担を軽減しました。
YOKUSIMASU導入後の成果
・診断結果のカルテ作成やレポートの効率が向上
自動化されたレポート作成により、手作業の時間を大幅に短縮し、
診断後の待ち時間が減少しました。
・業務フロー全体がスムーズになり、ヒューマンエラーが減少
手作業でのデータ入力や誤記入が削減され、
スタッフ間での情報共有がリアルタイムで行われるようになったため、ミスが大幅に減少。
・受付、診断、会計までのデータ共有がリアルタイムに可能に
これにより、各部門の業務が統一され、業務処理のスピードが向上。
スタッフ間での連携ミスがなくなり、顧客対応が迅速化。
・顧客満足度が大幅に向上
診断・会計プロセスが効率化され、待ち時間が短縮したことで、
患者および飼い主からのフィードバックも改善。
YOKUSIMASU導入事例2
医療機器メーカーS社
課題
S社では、医療機器の輸入、販売、修理業務を行っており、汎用的なクラウドサービスをカスタマイズして顧客管理や販売管理を行っていました。しかし、特殊な商流に対応できず、次のような問題が発生していました。
- 複雑な商流に対応できないシステム
S社のビジネスモデルでは、輸入元から販売代理店、そしてエンドユーザー（病院）へと独特の流れがありましたが、汎用クラウドではその関係やフローに適した管理が難しく、データの一元管理が不十分でした。 - システムの複雑さによる入力の減少
カスタマイズにより入力項目が多く複雑化し、次第にデータ入力の正確性や検索頻度が減少。現場では入力作業が煩雑で、情報の更新が追いつかず、古いデータが放置されることが多くなりました。 - グループウェアとしての運用に限定
顧客管理や販売管理以外に、出退勤管理や稟議書の管理など、グループウェア機能に依存してしまい、業務全体をカバーするはずのシステムが一部の目的に限定され、全社的な利用が進んでいませんでした。 - 情報の連携不足
販売代理店との情報連携が不十分で、各代理店の販売実績や在庫状況をリアルタイムで把握できないため、正確な販売計画や在庫管理が困難でした。
YOKUSIMASUでの解決策
■ヒアリングを通じて必要項目を最適化
S社のニーズに基づき、顧客情報や販売管理に関する項目を厳選し、入力項目を簡素化。
不要な項目を排除し、シンプルで使いやすいインターフェースを実現しました。
■特殊な商流に対応したシステム設計
輸入元、販売代理店、エンドユーザー（病院）の間での商流に適した情報フローを構築。
販売代理店ごとの在庫状況や販売実績をリアルタイムで確認できるようにし、
エンドユーザーに対するサポートや修理履歴も一元管理可能にしました。
■データの一元化と自動化を強化
販売フローや顧客情報をシステム上で統合し、データが入力されると
他の関連部門に自動で反映される機能を追加。
これにより、手作業でのミスやデータの遅延が減少し、業務全体の効率が向上しました。
■出退勤や稟議管理機能を独立化
顧客管理や販売管理をメインとし、その他の機能（出退勤管理や稟議管理）を独立させてモジュール化。
それにより、各部門が必要な機能に特化した運用ができるようにしました。
YOKUSIMASU導入後の成果
• 利用率・入力率の向上
必要な項目に限定したシンプルな設計により、従業員のシステム利用率が大幅に改善され、
データ入力率も向上しました。結果として、
顧客情報や販売実績の正確なデータをリアルタイムで活用できるようになりました。
• 情報処理のスピード向上
商流に合った情報フローを導入したことで、販売代理店やエンドユーザーに関する情報処理が迅速化。
これにより、販売計画の精度が向上し、在庫管理の効率も上がりました。
• 業務プロセス全体の効率化
自動化された情報の一元管理により、販売プロセスや顧客サポートがスムーズになり、
各部門間の連携も強化されました。修理や保守に関わるデータも一目で把握でき、
顧客対応のスピードと精度が向上。
• 販売代理店との連携強化
販売代理店ごとの在庫や販売状況をリアルタイムで把握できるようになったため、
販売代理店との情報共有が迅速化し、ビジネスの透明性が向上。
これにより、双方の意思決定が早くなり、在庫不足や過剰在庫のリスクも低減。
• 顧客満足度の向上
顧客データや修理履歴の管理が徹底され、エンドユーザー（病院）へのサポートが
迅速かつ的確に行えるようになり、顧客満足度が大幅に向上しました。
YOKUSIMASU導入事例3
M販売会社
課題
M社では、東京・大阪・北海道など複数の拠点で販売業を展開していましたが、在庫管理、入出庫処理、伝票発行などを個別にファイルメーカーで行っていたため、次のような課題が発生していました。
- 個別運用による非効率化
クラウドや専用サーバーの導入がなく、本社と支店でそれぞれ独立した帳票ファイルを使用。最新情報を複数のファイル間で同期することができず、情報の一元管理ができていませんでした。 - 情報連携の欠如
拠点ごとにデータが分散しており、入出庫データや在庫情報を都度転記する必要がありました。その結果、担当者が膨大な作業量に追われ、業務効率が著しく低下していました。 - 属人化の進行
各拠点で独立したファイルが運用されていたため、在庫管理や入出庫処理において担当者ごとに異なる方法が取られ、業務が属人化していました。また、標準化されたフローマニュアルが存在しなかったため、引き継ぎや業務の全体最適化が困難になっていました。 - リアルタイムでの情報把握ができない
販売実績や在庫状況がリアルタイムで本社に反映されず、全社的な情報把握が遅れ、販売計画や在庫補充のタイミングに問題が生じていました。
YOKUSIMASUでの解決策
■クラウド上での情報一元管理
各拠点で独立していた在庫管理や入出庫、伝票発行のファイルをクラウド上で統合。
これにより、複数の拠点でリアルタイムにデータを共有できるようになり、
全社的な情報の一元管理が可能になりました。
■情報フローの連携強化
本社と各支店間で、在庫、販売、伝票発行のデータを自動的に連携させ、
リアルタイムで最新情報が反映される仕組みを構築。
これにより、転記作業が不要になり、業務効率が大幅に改善されました。
■業務フローの標準化とマニュアル化
業務プロセスを整理・可視化し、フローマニュアルを作成。
これにより、担当者間で業務の統一が図られ、属人化が解消されました。
新しい担当者もスムーズに業務に対応できる環境が整いました。
■モバイル対応で業務の柔軟性を向上
システムをクラウドベースで運用することで、
スマートフォンやタブレットからもアクセスできるようにし、
倉庫や店舗でもリアルタイムに在庫状況を確認したり、
データを入力できる環境を構築しました。
YOKUSIMASU導入後の成果
• 業務効率の大幅な改善
クラウド上で全拠点のデータをリアルタイムに共有することで、
データ入力の二重作業や転記ミスがなくなり、業務効率が向上しました。
各拠点での業務処理がスムーズになり、全社的な業務フローが統一されました。
• 情報の一元管理で意思決定が迅速化
在庫や販売状況のリアルタイムな情報共有により、
本社は迅速に正確なデータを基に意思決定ができるようになりました。
これにより、販売計画の精度が向上し、在庫補充のタイミングも最適化されました。
• 属人化の解消と業務標準化
フローマニュアルの導入により、業務プロセスが標準化され、
担当者が変わっても同じ手順で業務を行えるようになりました。
これにより、特定の担当者に依存するリスクが減少し、
全体の業務の透明性が向上しました。
• 在庫管理の精度向上
リアルタイムでの在庫管理が可能になったことで、過剰在庫や在庫不足といった問題が大幅に減少。
在庫コストの削減につながり、資金の効率的な運用が実現しました。
•レポート作時間が短成縮
自動化されたレポート作成機能により、在庫や売上データの集計作業が大幅に簡略化。
手作業で行っていたレポート作成に比べ、時間が大幅に削減され、
経営判断のための情報が迅速に得られるようになりました。
